Les missions
Les 5 C, les 5 missions des archives municipales
- Contrôler : Les archives municipales contrôlent la gestion des archives municipales produites par les services de la Ville de Charleville-Mézières. L'équipe conseille les agents municipaux dans leur méthode de classement et d'élimination.
Demandées par le Maire, toutes les procédures d'élimination sont strictement contrôlées par les archives municipales et les archives départementales des Ardennes qui doivent donner leur visa. - Collecter : Les archives font l'objet d'un travail d'évaluation et de sélection. Les archives municipales conservent ce que l'on nomme les archives définitives. L'organisation de la collecte est fixée par le code du patrimoine.
Les archives municipales collectent les archives produites par leurs collectivités respectives. Le bordereau de versement doit être validé par les Archives départementales des Ardennes. Les archives privées, par don ou achat, peuvent complèter les fonds. - Classer : Afin de faciliter les recherches, les archives sont classées selon "un cadre de classement" défini par le SIAF. Les archives publiques portent la cote W. La description et l'analyse des archives est un travail précis qui trouve sa concrétisation dans les instruments de recherche.
- Conserver : la conservation courte, longue ou définitive est essentielle. Il faut veiller à la préservation des documents dans les meilleures conditions possibles (hygrométrie, température, luminosité). Les agents prennent toutes les précautions nécessaires lors des manipulations d'ouvrages et de documents.
- Communiquer ; à quoi bon conserver si les documents restent sur des étagères ? Les archives publiques sont librement communicables. Néanmoins, certaines règles et limites sont définies par le code du patrimoine. Le service conseille et peut parfois renseigner à distance les chercheurs, les administrations et les particuliers.
Le nouveau défi, l'archivage numérique
L'informatique est aujourd'hui incontournable. Le défi concerne l'archivage électronique, la masse de données produites et l'obsolescence des méthodes de stockage.
La production de données numériques est soit le résultat de documents crées nativement au format numérique soit celui d'une dématérialisation (par exemple, en scannant un document papier). C'est là un des enjeux de l'archivage numérique.
L'archivage électronique doit garantir le classement, l'intégrité, la traçabilité des données, la pérennité des informations, la protection des données personnelles, la fcailité d'accès, l'interopérabilité, le respect des obligations légales
Il faut bien entendu classer, conserver de manière sécurisée et pérenne mais aussi garantir l'origine et l'intégrité des données (par exemple, pour servir de preuve).
On distingue gestion électronique de documents (GED), coffre-fort numérique et système d'archivage électronique (SAE). Une GED permet d'organiser et de partager des contenus numériques modifiables tandis qu'un SAE conserve des documents définitifs et inamovibles.